Év elején érdemes emlékeztetni magunkat arra, hogy számba kell venni az adott évre tervezett közbeszerzéseket, amelyeket a közbeszerzési tervben kell összesíteni.
Az éves összesített közbeszerzési terv (a továbbiakban: közbeszerzési terv) készítésének kötelezettsége a közbeszerzési törvény (közbeszerzésekről szóló 2011. évi CVIII. törvény; Kbt.) 6. § (1) bekezdésének a)-d) pontjaiban meghatározott ajánlatkérőket terheli; a XIV. Fejezet szerint eljáró ajánlatkérőknek (ún. közszolgáltatók) és a központosított közbeszerzések során ajánlatkérésre feljogosított szervezetnek nem kell közbeszerzési tervet készíteniük.
A közbeszerzési terv összeállítását célszerű kellő időben elkezdeni, hiszen az jellemzően több szervezeti egység összehangolt munkáját igényli, ami nem ritkán időigényes folyamat - különösen igaz ez a nagy és összetett struktúrájú és sok eljárást lefolytató szervezetekre. A közbeszerzési tervet legkésőbb március 31. napjáig el kell készíteni. E dátum nem jelenti azt, hogy az ajánlatkérő szervezet ezt megelőzően és beszerzési terv hiányában ne indíthatna közbeszerzési eljárást. Az eljárást utóbb a közbeszerzési tervben megfelelően szerepeltetni kell.
A közbeszerzési terv és a tervezési folyamat célja elsődlegesen, hogy az ajánlatkérőket rávegye közbeszerzéseiket illetően is a tervszerű gondolkodásra, ezáltal csökkentse a közbeszerzések Kbt.-be ütköző részekre bontásának esélyét. Következésképpen a közbeszerzési terv nem vonja maga után az abban foglalt – tervezett – eljárások lefolytatásának kötelezettségét.
A közbeszerzési tervnek nincsen kötelezően alkalmazandó mintája, tekintetében a közbeszerzési szabályok nem határoznak meg tartalmi elemeket; az ajánlatkérőkre van bízva, hogy mit szerepeltetnek abban (célszerű a tervezett beszerzés tárgyát, az alkalmazandó eljárásrendet, az eljárás fajtáját, a beszerzés megkezdésének várható időpontját megadni).
A közbeszerzési terv nyilvános; az ajánlatkérő köteles azt – illetve a terv módosításait – a Közbeszerzési Hatóság által működtetett Közbeszerzési Adatbázisban közzétenni.
