Talán nem túlzás a címben rejlő állítás, hiszen mióta cégautó adó létezik, időről-időre előkerül ez a kérdéskör. Vagyis az, hogy kell-e útnyilvántartást vezetni vagy nem kell útnyilvántartást vezetni?! Na, vágjunk bele!
Ki és mikor alanya a cégautó adónak, azt már talán nem kell újra elővenni, hiszen a szabályozás e tekintetben évek óta változatlan. Ami gondot szokott okozni, az az útnyilvántartás vezetésének eldöntése, hiszen valljuk be, egyes esetekben ez nem kevés adminisztrációval jár.
Először is, ha az egyéni vállalkozók oldaláról közelítjük meg a kérdést, mindenképp megjegyzendő, hogy amennyiben az egyéni vállalkozó tételes költségelszámolást alkalmaz, úgy mindenképp kötelezett az útnyilvántartás vezetésére. A nyilvántartással kapcsolatos szabályokat az Szja törvény 5. számú mellékletének 7. pontja írja le.
„Gépjármű-használati nyilvántartás (útnyilvántartás)
A magánszemély a jövedelemszerző tevékenységéhez használt gépjármű költségelszámolásához útnyilvántartás vezetésére kötelezett. Erre a célra a menetlevél vezetése is megfelel, ha tartalmazza a továbbiakban részletezett adatokat.
Minden gépjármű esetében külön útnyilvántartást kell vezetni. Az útnyilvántartásban fel kell tüntetni a gépjármű típusát, forgalmi rendszámát, továbbá a fogyasztási normát. Az útnyilvántartásban fel kell tüntetni az év első és utolsó napján a kilométeróra állását, továbbá, ha a költségelszámoláshoz ez szükséges, akkor ezt az adatot havonta kell bejegyezni. Az útnyilvántartásnak tartalmaznia kell:
- az utazás időpontját,
- az utazás célját (honnan-hova történt az utazás),
- a felkeresett üzleti partner(ek) megnevezését,
- a közforgalmú útvonalon megtett kilométerek számát.
Az útnyilvántartás tartalmazhatja az előzőekkel kapcsolatos üzemanyag-vásárlás időpontját és költségeit is.” ( Szja tv. 5. számú mellékletének 7. pont)
Ez a nyilvántartás tehát kötelező tartalmi elemekkel rendelkezik, vagyis a fent felsoroltak mindegyikének szerepelni kell a nyilvántartásban ahhoz, hogy jogszerűen a gépjárművel kapcsolatban költséget lehessen elszámolni. Amennyiben az egyéni vállalkozó a nyilvántartás vezetését nem teszi meg, még mindig lehetősége van az Szja törvényben nevesített km (500 Km) átalány elszámolására.
Amennyiben a gépjármű cég tulajdonában áll, már a birtoklás is megalapozza a cégautó adó fizetést. Itt természetesen figyelni kell arra, hogy ha pl.: a személygépkocsit nyílt végű pénzügyi lízing keretében használja a társaság, akkor igenis elkerülhetetlen az útnyilvántartás vezetése, hiszen áfa levonhatóság tekintetében az Áfa törvény 120-121. §-a úgy rendelkezik, hogy abban a mértékben jogosult az adózó az előzetesen megfizetett áfa-t visszaigényelni, amilyen mértékben adóköteles tevékenységéhez használja. Ebben az esetben tehát célszerű a gépjármű használatát útnyilvántartással igazolni.
A levonási tilalomnak a kapcsán azt kell vizsgálni, hogy a személygépkocsi bármilyen mértékben szolgálja-e az adóalany adólevonásra jogosító gazdasági tevékenységét.
Ha igen, akkor ennek alátámasztására használhatja az útnyilvántartást.
Megjegyzendő továbbá a Társasági adó törvény megfelelő rendelkezése is, amely kimondja, hogy növeli az adó alapját az a költségként, ráfordításként elszámolt, az adózás előtti eredmény csökkenéseként számításba vett összeg, amely nincs összefüggésben a vállalkozási, a bevételszerző tevékenységgel. Így például az útnyilvántartás hiánya akár társasági adó alap meghatározásánál jelenthet gondot.
