Közbeszerzési eljárás megindítását tervezzük, azonban a beszerzés pénzügyi fedezete csak részben áll rendelkezésünkre. Kérdésünk, hogy kiegészíthető-e menet közben a fedezet, illetve hogyan járunk el jogszerűen, ha mégsem kapjuk meg az igényelt támogatást?
A feltett kérdés kapcsán mindenek előtt rögzíteni kívánjuk, hogy a hatályos közbeszerzési törvény (közbeszerzésekről szóló 2015. évi CXLIII. törvény; Kbt.) nem tartalmaz olyan tételes jogi előírást, hogy a kiírónak már az eljárás megkezdésekor rendelkeznie kell a (teljes) fedezettel. Ezzel együtt, az eljárás megkezdése – főszabály szerint – kötelezettségvállalást jelent az ajánlatkérő részéről a jövőre nézve, egészen pontosan arra az időpontra, amikor a szerződés szerinti ellenszolgáltatást majd teljesítenie kell. Tekintettel azonban arra a jellemző helyzetre, hogy a felmerülő beszerzések szükségessége – figyelembe véve különösen az eljárások időigényét – nem esik feltétlenül egybe a fedezet meglétével, a Kbt. többféle lehetőséget is kínál a helyzet kezelésére.
Az ún. feltételes közbeszerzés nevesített esete, amikor az ajánlatkérő támogatásra irányuló igényt (pályázatot) nyújtott be vagy fog benyújtani. Feltételes a beszerzés ilyen esetben, mert a közbeszerzés alapján létrejövő szerződés valamilyen előzetes követelmény (feltétel) teljesülésétől függ, például a fedezet (támogatás) bizonytalanságától vagy összegétől. Ez a körülmény azonban nem zárja ki az eljárás megindíthatóságát, illetve lefolytatását, azonban a fedezettel kapcsolatos bizonytalanságra a felhívásban utalni kell. Ez a pályázók számára is tiszta helyzetet teremt. Ha menet közben kiderül, hogy nincs fedezet vagy a vártnál kisebb mértékű, akkor e körülményre tekintettel eredménytelenné nyilvánítható az eljárás [Kbt. 53. § (6) bek.]. Ha a fedezet kérdésében az eljárást lezáró szerződéskötésig sincs egyértelmű helyzet, akkor ún. felfüggesztő hatállyal is megköthető a szerződés, azaz annak rögzítésével, hogy a szerződés csak a fedezet rendelkezésre állásakor lép hatályba. Ezen megoldást abban az esetben célszerű alkalmazni, ha a kiíró biztos benne, hogy a fedezet záros határidőn belül rendelkezésre fog állni.
Ami a fedezet pótlólagos kiegészítését illeti: a Kbt. nem zárja ki ennek lehetőségét. Az ajánlatkérőnek minden esetben vizsgálnia kell az ajánlatok értékelése során, hogy a szerződés teljesítéséhez szükséges fedezet rendelkezésre áll-e. Jóllehet a Kbt. 75. § (2) bekezdés b) pontja rögzíti, hogy az ajánlatkérő eredménytelenné nyilváníthatja a közbeszerzési eljárást, amennyiben a rendelkezésére álló anyagi fedezet összege nem elegendő a szerződés megkötéséhez az értékelés alapján legkedvezőbb ajánlatot tett ajánlattevővel, ha az ajánlatkérő pótlólagos fedezet tud biztosítani, nem kell kötelezően eredménytelenné nyilvánítania a közbeszerzési eljárást akkor sem, ha a nyertes ajánlatban vagy akár több ajánlatban foglalt ellenszolgáltatás is meghaladja a bontási eljárás során ismertetett fedezet összegét.
