Közeledik a karácsony és lassan ismét vége lesz egy évnek. A számviteli szakemberek ismételten átélik a könyvviteli zárlat nehézségeit. Nem könnyű időszak ez, de megfelelő tervezéssel a nehézségeken könnyebben túl lehet lenni. Mi is az a könyvviteli zárlat? A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 164.§ (1) bekezdése szerint: „A könyvviteli zárlathoz az üzleti év végén a folyamatos könyvelés teljessé tétele érdekében végzett kiegészítő, helyesbítő, egyeztető, összesítő könyvelési munkák és a számlák technikai lezárása tartoznak.” E rövid megfogalmazásból következik, hogy az üzleti év során rögzítjük a könyvekben a gazdasági események hatásait, majd a könyvvitel adatállományából összeállítjuk a számviteli beszámolót. Ezt megelőzően azonban a főkönyvi nyilvántartások állományát teljessé tesszük és ellenőrizzük az elszámolások helyességét. A teljessé tett és ellenőrzött adatbázis alapján készíthetünk olyan beszámolót. amely tájékoztatást nyújt a vállalkozás jövedelemtermelő képességéről, vagyonáról, vagyonának alakulásáról, pénzügyi helyzetéről és jövőbeni terveiről.
A könyvviteli zárlat természetesen nemcsak a könyvelőknek ad feladatokat, a végrehajtást az ügyvezetésnek is kell segíteni. Itt nemcsak arra kell gondolni, hogy a könyveléshez szükséges bizonylatok időben rendelkezésre álljanak, de akadnak olyan teendők is (például a leltározás), amely nem elsősorban a könyvelő feladata vagy bizonyos jogi feladatok várnak megoldásra.
A számviteli beszámoló összeállítása tehát egy „folyamat” eredménye, melynek végrehajtását meg kell tervezni. Erre szolgál a zárlati ütemterv. Egykori főnököm szerint a terv arra szolgál, hogy legyen mitől eltérni. Mindezek ellenére az összeállított terv megszabja a feladatokat és a végrehajtásának időpontját is.
Azt gondolom, hogy a zárlatra történő felkészülést az előző üzleti év beszámolójának elfogadásával kell elkezdeni. Olyan elszámolási rendszert kell kialakítani, amely automatizálási funkciók beépítésével biztosítja a naprakész könyvelést. Ehhez meg lehet nyerni az ügyvezetés támogatását is, ugyanis a jó elszámolási rendszer – időben - több és megbízható információkat adhat a jövőbeni döntések megalapozásához. A digitalizált munkafolyamatok segítik az egyeztetéseket és az ellenőrzéseket. A megfelelően kialakított lekérdezések biztosítják a számviteli összefüggések feltárását, az eltérések megismerését, a hibák javítását.
A negyedéves zárlati munkálatok során (főleg a harmadik negyedév végét követően) végrehajthatunk olyan egyeztetéseket, amelyek segítik a felkészülést az év végi zárlatra. Ilyen lehet például az adószámla egyeztetés, ellenőrzés is. Szükséges előkészíteni az analitikus és főkönyvi nyilvántartások egyeztetését is.
A cikksorozat következő részeiben áttekintjük a zárási folyamat szakaszait, a végrehajtandó feladatokat a beszámoló összeállításáig.
