A könyvvezetés során, a beszámoló elkészítésekor érvényesíteni kell a számviteli alapelveket. Most az óvatosság elvét emeljük ki. Ezen alapelv szerint: „Nem lehet eredményt kimutatni akkor, ha az árbevétel, a bevétel pénzügyi realizálása bizonytalan. A tárgyévi eredmény meghatározása során az értékvesztés elszámolásával, a céltartalék képzésével kell figyelembe venni az előrelátható kockázatot és feltételezhető veszteséget akkor is, ha az az üzleti év mérlegének fordulónapja és a mérlegkészítés időpontja között vált ismertté. Az értékcsökkenéseket, az értékvesztéseket és a céltartalékokat el kell számolni, függetlenül attól, hogy az üzleti év eredménye nyereség vagy veszteség.”
A következőkben a céltartalékkal kapcsolatos zárlati feladatokat mutatjuk be. Természetesen az óvatosság elve mellett meg kell említeni az összemérés elvét is.
A céltartalék képzésekor – a mérlegkészítés időpontjáig ismertté vált - a várható kötelezettségeket és jövőben költségeket kell figyelembe venni. A várható kötelezettségekre céltartalékot kell képezni, a jövőbeni költségekre pedig céltartalék képezhető. Az előbbi esetben alapvetően arra vonatkozóan kell a számvitelpolitikai döntés, hogy milyen mértékű, összegű legyen a céltartalék.
Kötelező tehát céltartalékot képezni a jogszabályban meghatározott garanciális kötelezettségek, a függő kötelezettségek (pl. peres ügyek), a biztos (jövőbeni) kötelezettségek (pl. határidős ügyletek), a korhatár előtti ellátás és a végkielégítés, valamint a jogszabályon alapuló környezetvédelmi kötelezettségek miatt, valamint a megkötött szerződésből vagy annak elszámolási egységéből várható veszteség fedezetére. E kötelezettségek a mérlegfordulónapon valószínű vagy bizonyos, hogy fennállnak, de összegük vagy esedékességük időpontja még bizonytalan és azokra a vállalkozó a szükséges fedezetet más módon nem biztosította.
A jövőbeni költségekre – a számviteli politikában rögzített módon és összegben – céltartalék képezhető. Ezek olyan várható, jelentős és időszakonként ismétlődő jövőbeni költségek (különösen a fenntartási, az átszervezési költségek, a környezetvédelemmel kapcsolatos költségek), amelyekről a mérlegfordulónapon feltételezhető vagy bizonyos, hogy a jövőben felmerülnek, de összegük vagy felmerülésük időpontja még bizonytalan és nem sorolhatók a passzív időbeli elhatárolások közé.
Céltartalék képezhető az elhatárolt (halasztott ráfordításként kimutatott) nem realizált árfolyamveszteségekre is.
A céltartalék képzés és felhasználás szabályait a számviteli politikában részletesen szabályozni kell. A képzést és a felhasználást kalkulációkkal (becsléssel) kell alátámasztani. A céltartalék képzést egyéb ráfordításként, a felhasználást (feloldást) pedig egyéb bevételként kell elszámolni.
Még meg kell említeni azt is, hogy a számviteli törvény nem szabályozza a céltartalékképzés, felhasználás elszámolás gyakoriságát. Az azonban biztos, hogy e feladatnak meg kell jelennie az éves zárlat során.
Arra is figyelemmel kell lenni, hogy céltartalék a szokásos üzleti tevékenység rendszeresen és folyamatosan felmerülő költségeire nem képezhető.
