Az üzleti év zárása számos feladatot foglal magába. A számviteli törvény szerint:
„A könyvviteli zárlathoz az üzleti év végén a folyamatos könyvelés teljessé tétele érdekében végzett kiegészítő, helyesbítő, egyeztető, összesítő könyvelési munkák és a számlák technikai lezárása tartoznak.”
Sok-sok feladatot kell elvégezni ahhoz, hogy határidőre elkészüljön a beszámoló. A következőkben összefoglaljuk azokat az alapvető követelményeket (elveket), amelyeket érvényesíteni kell a zárlati feladatok végrehajtása során.
1) A beszámoló a piac szereplőinek készül
A piacgazdaság működéséhez nélkülözhetetlen, hogy a piac szereplői számára hozzáférhetően, döntéseik megalapozása érdekében vagyoni, pénzügyi és jövedelmi helyzetéről és azok alakulásáról objektív információk álljanak rendelkezésre.
2) Aktualizált számviteli politika hiányában nem lehet hiteles beszámolót készíteni
A törvényben rögzített alapelvek, értékelési előírások alapján ki kell alakítani és írásba kell foglalni a gazdálkodó adottságainak, körülményeinek leginkább megfelelő – a törvény végrehajtásának módszereit, eszközeit meghatározó – számviteli politikát. A számviteli politika elkészítéséért, módosításáért a gazdálkodó képviseletére jogosult személy felelős.
3) A beszámoló összeállítása nemcsak a könyvelő feladata
A számviteli törvény szerint a könyvviteli szolgáltatás körébe tartoznak a könyvvezetési, beszámolókészítési kötelezettség teljesítése érdekében elvégzendő feladatok összessége. A könyvelőt természetesen szakmai felelősség terheli a beszámoló tartalmáért, de annak elkészítése a gazdálkodó képviseletére jogosult vezető hatásköre és egyben felelőssége is.
4) A jó nyilvántartási rendszer (számlarend) a megfelelő információk előállításának az alapja
A kettős könyvvitelt vezető gazdálkodó az egységes számlakeret előírásainak figyelembevételével olyan számlarendet köteles készíteni, amely szerinti könyvvezetés a számviteli törvényben előírt beszámoló készítését maradéktalanul biztosítja.
5) A gazdasági eseményeket - a fordulónapot követően is - a mérleg elkészítéséig követni kell
Könyvelni kell mindazon gazdasági eseményeket, amelyeknek az eszközökre és a forrásokra, illetve a tárgyévi eredményre gyakorolt hatását a beszámolóban ki kell mutatni. Figyelembe kell venni azokat a gazdasági eseményeket is, amelyek az adott üzleti évre vonatkoznak, amelyek egyrészt a mérleg fordulónapját követően, de még a mérleg elkészítését megelőzően váltak ismertté, másrészt azokat is, amelyek a mérleg fordulónapjával lezárt üzleti év gazdasági eseményeiből erednek, a mérleg fordulónapja előtt még nem következtek be, de a mérleg elkészítését megelőzően ismertté váltak.
6) A mérleg olyan állapotot tükröz, ami csak egy adott pillanatban létezik, így a mérlegvalódiság záloga a pontos, megbízható leltár és értékelés
A könyvvitelben rögzített és a beszámolóban szereplő tételeknek a valóságban is megtalálhatóknak, bizonyíthatóknak, kívülállók által is megállapíthatóknak kell lenniük. Értékelésük meg kell, hogy feleljen a számviteli törvényben előírt értékelési elveknek és az azokhoz kapcsolódó értékelési eljárásoknak. A leltár a mérleg alapdokumentuma, mely tételesen, ellenőrizhető módon tartalmazza a vállalkozónak a mérleg fordulónapján meglévő eszközeit és forrásait mennyiségben és értékben.
7) A kiegészítő melléklet a beszámoló teljes értékű része, hiányában a beszámoló nem érthető, így az kulcsot ad a beszámoló megértéséhez
A kiegészítő mellékletbe azokat a számszerű adatokat és szöveges magyarázatokat kell felvenni, amelyeket a számviteli törvény előír, továbbá mindazokat, amelyek a vállalkozó vagyoni, pénzügyi helyzetének, működése eredményének megbízható és valós bemutatásához a tulajdonosok, a befektetők, a hitelezők számára – a mérlegben, az eredménykimutatásban szereplőkön túlmenően – szükségesek.
8) A mérleget csak az tudja olvasni (hasznosítani, elemezni), aki ismeri a mérlegtételek tartalmát
A kiegészítő mellékletben értékelni kell a vállalkozó valós vagyoni, pénzügyi és jövedelmi helyzetét, az eszközök és a források összetételét, a saját tőke és a kötelezettségek tételeinek alakulását, a likviditás és a fizetőképesség, valamint a jövedelmezőség alakulását. Ehhez olyan mutatószámrendszert kell kialakítani, amely alkalmas a beszámoló értékelésére.
9) A beszámoló határidőre történő elkészítésének feltétele az alaposan átgondolt zárlati ütemterv, a határidőket és felelősöket megnevezve
A kettős könyvvitelt vezető vállalkozó köteles a beszámolót (a könyvvizsgálói záradékot vagy a záradék megadásának elutasítását is tartalmazó független könyvvizsgálói jelentéssel együtt), valamint az adózott eredmény felhasználására (az osztalék jóváhagyására) vonatkozó határozatot az adott üzleti év mérlegfordulónapját követő ötödik hónap utolsó napjáig letétbe helyezni.
10) A számvitel és az adózás párban járnak, bármelyik alapos ismeretének hiánya esetén nem készülhet megbízható beszámoló
A zárlati munkák része az adók bevallásának elkészítése, a kötelezettségek elszámolása, az adók és járulékok összegének egyeztetése, ellenőrzése. Adófizetési kötelezettségként kell kimutatni az üzleti év adózás előtti eredményét terhelő adó összegét!
