Minden elvégzendő feladat fontos, nem mellékes fázisa a tervezés, a „rákészülés”, a megvalósítás lehetséges lépéseinek végiggondolása. Nincsen ez másként a közbeszerzési eljárások esetén sem.
Az eljárás előkészítése a közbeszerzési eljárások egyik legösszetettebb, legnagyobb körültekintést igénylő mozzanata. Nemcsak a közbeszerzési szabályozás, hanem a beszerzés tárgyára vonatkozó előírások, sajátosságok átfogó ismeretét is igényli. Ebből adódóan az előkészítés tipikusan csapatmunka, amely a közbeszerzési szakma és a műszaki terület képviselőinek együttműködésén alapszik.
Az előkészítést a közbeszerzésekről szóló 2015. évi CXLIII. törvény (a továbbiakban: Kbt., új Kbt.) az adott közbeszerzési, illetve koncessziós beszerzési eljárás megkezdéséhez szükséges cselekmények összességeként definiálja [lásd értelmező rendelkezések 3. § 22. pont]. A közbeszerzési eljárás előkészítése különösen olyan elemek tartoznak, mint az adott közbeszerzéssel kapcsolatos helyzet- és piacfelmérés, a közbeszerzés becsült értékének felmérése, új elemként az ún. előzetes piaci konzultáció, valamint a közbeszerzési dokumentumok előkészítése.
Az előkészítés jelentőségét mutatja, hogy az új Kbt. – a 2015. november 1-jét megelőzően hatályban volt szabályozástól eltérően – immár külön szakaszban tartalmazza a kapcsolódó rendelkezéseket. A kifejezett szabályozás mögött az a gyakorlati tapasztalat húzódik, hogy a közbeszerzési szerződések teljesítésével kapcsolatos problémák sok esetben a nem megfelelő tervezésre, előkészítésre vezethetőek vissza. Ezt elkerülendő a Kbt. hangsúlyozza a megfelelő előkészítés fontosságát. E szerint a közbeszerzési dokumentumoknak olyannak kell lenniük, amelyek biztosítják a gazdasági szereplők számára a műszakilag megfelelő, fizikailag megvalósítható és gazdasági szempontból reális ajánlattétel lehetőségét.
Új eleme a szabályozásnak, hogy külön foglalkozik a helyzet- és piacfelméréssel, illetve az ennek központi elemét képező becsült érték meghatározásával.
A piacfelmérés minden beszerzési folyamat – legyen szó akár a legtriviálisabb, mindennapi saját fogyasztásra szánt cikkek beszerzéséről vagy nemzetgazdasági szempontból kiemelt beszerzés megvalósításáról – elengedhetetlen része. A fogyasztó/vásárló – közbeszerzési terminológiában – ajánlatkérő ennek keretében próbál minél részletesebb, behatóbb ismereteket szerezni a beszerzés tárgyáról, az érintett piac működési sajátosságairól, illetve a piac szereplőiről.
A becsült érték felmérése ugyancsak elengedhetetlen momentuma az előkészítésnek. Ha csak a saját szükségleteinkből indulunk ki, akkor is lényegi kérdés, hogy a vágyott termék mennyibe kerül, illetve, hogy milyen forrásaink vannak erre.
A becsült érték meghatározására számos technika ismert a gyakorlatban. Ugyancsak a szabályozás újdonsága, hogy ezek közül a legfontosabbakat az új Kbt. fel is sorolja. E szerint a becsült érték meghatározásának objektív alapú módszere lehet például az indikatív árajánlatok bekérése, a kamarai díjszabások rendszere, az illetékes kamara által előállított részletes építési adatbázis vagy az ajánlatkérő korábbi, hasonló tárgyú szerződéseinek elemzése. A becsült érték megállapításához igazságügyi szakértőre, a beszerzés tárgyára szakosodott szervezetek által végzett piackutatás eredményére, illetve a Közbeszerzési Hatóság által kiadott árstatisztikára is lehet támaszkodni. A becsült érték meghatározására irányuló vizsgálat eredményét az ajánlatkérőnek külön is dokumentálnia kell.
Az előzetes piaci konzultáció a közbeszerzési szabályozás új instrumentuma. Ez, az ajánlatkérő szervek által a közbeszerzési eljárás megkezdését megelőzően lefolytatott párbeszéd részben az eljárás előkészítését, részben pedig a piaci szereplők előzetes, a közbeszerzési eljárásról való tájékoztatását szolgálja. Mivel praktikusan az ajánlatkérő és az érdekelt gazdasági szeplők között egyfajta előzetes információcsere zajlik a konzultáció keretében, a versenyre érzékeny intézményről van szó. Ez okból a Kbt. garanciális jelleggel rögzíti, hogy az ajánlatkérő köteles minden szükséges intézkedést megtenni az alapelvek (úgy mint, a verseny tisztasága, a gazdasági szereplők esélyegyenlősége, egyenlő bánásmód) érvényesülése érdekében. Így az ajánlatkérő köteles a közbeszerzési dokumentumokban minden, az előzetes piaci konzultáció keretében elhangzott releváns információt közreadni, illetve a konzultáció tényére az ajánlattételi határidő – ajánlattevők esélyegyenlőségét biztosító – meghatározása során is figyelemmel kell lenni.
