A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény nem tartalmaz részletes előírásokat a leltárról, a leltározásról, de kiemeli a mérlegtételek leltárral történő alátámasztását. A 69. § (1) bekezdése szerint: A könyvek üzleti év végi zárásához, a beszámoló elkészítéséhez, a mérleg tételeinek alátámasztásához olyan leltárt kell összeállítani és a törvény előírásai szerint megőrizni, amely tételesen, ellenőrizhető módon tartalmazza a vállalkozónak a mérleg fordulónapján meglévő eszközeit és forrásait mennyiségben és értékben. Érdekes módon a számviteli törvény nem definiálja a leltár fogalmát, de nem határozza meg a leltározás ismérveit sem. Sőt a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (a továbbiakban: számviteli törvény) csak a leltárkészítési kötelezettséget szabályozza.
A gyakorlatban sokszor keveredik a leltár és a leltározás fogalma is. A leltár a számviteli mérleghez hasonlóan egy vagyonkimutatás, mely a mérleg alapdokumentuma! A leltár egy számviteli okmány, mely a leltározási folyamat (illetve az értékelés) végterméke.
A mérleg tételeinek alátámasztásához a vállalkozónak minden esetben leltárt kell összeállítania. Ezt nevezzük leltárkészítési kötelezettségnek, melyet a számviteli törvény kötelezően előír. A leltárkészítési kötelezettséget meg kell különböztetni a leltározási kötelezettségtől. Ha a vállalkozó folyamatosan vezetett nyilvántartásai nem alkalmasak a vagyon megállapítására, úgy kötelező a leltározás. Ellenkező esetben a meglévő – ellenőrzött – nyilvántartások alapján is összeállítható a leltár. A számviteli törvény előírása szerint: ha tehát a vállalkozó a számviteli alapelveknek megfelelő, a főkönyvi könyveléssel értékben egyező mennyiségi nyilvántartást vezet eszközeiről, folyamatosan és naprakészen, úgy a leltár összeállítását megelőzően nem kötelező leltározni. Természetesen az ellenőrzés érdekében legalább háromévente ez esetben is szükséges a mennyiségi felvétel, az egyeztetés.
Fel kell hívni a figyelmet arra is, hogy leltárnak kell tekinteni a leltározás alapján helyesbített és ellenőrzött - a főkönyvi könyveléssel egyező - analitikus nyilvántartásokból készült kivonatokat is. (Természetesen az analitikus nyilvántartás nem minősíthető leltárnak!)
A leltárnak tartalmaznia kell az értékeléshez szükséges adatokat is. Fontos követelmény, hogy a leltár elkülönítve tartalmazza azon eszközöket, melyek valamilyen ok miatt nem teljes értékűek. Az ellenőrizhetőség szempontjából a leltárnak elkülönítve kell tartalmaznia azon eszközöket, amelyek nem a vállalkozás székhelyén, telephelyén találhatók. (például bérbeadott eszközök) Előfordulhat az is, hogy „idegen” eszközök kerülnek leltározásra. Ezeket is elkülönítetten tartalmazza a leltár, de ez esetben csak az eszközök mennyiségét tartalmazza a leltár. (például az eladott, de el nem szállított eszközök.) A vállalkozás számviteli politikája szerint előfordulhat, hogy valamely eszköz beszerzési értékét már elszámolták költségként (például a kisértékű tárgyi eszköz bekerülési értékét), de az még nem használódott el. Ezen eszközök csak mennyiségben szerepelhetnek a leltárban.
A mérleg valódiság biztosítása érdekében fordulónapi leltározást kell alkalmazni a következő eszközöknél, forrásoknál:
- befejezetlen termelés,
- megmunkálásra átvett idegen készletek,
- úton lévő áruk,
- kézi raktárak készletei,
- értékpapírok, kötvények, egyéb befektetett pénzügyi eszközök,
- házipénztárak pénzállománya,
- hitelintézetekkel, adóhatóságokkal szembeni követelések, tartozások,
- vevők (adósok), váltók,
- hitelezők,
- munkavállalók tartozásai, stb.
A vállalkozó az üzleti év mérlegfordulónapját megelőző negyedévben vagy az azt követő negyedévben is ellenőrizheti mennyiségi felvétellel árukészletei nyilvántartásának a mérleg fordulónapjára vonatkozó adatai helyességét. A mennyiségi felvétel alapján szükségessé váló módosításokat az üzleti év mérlegfordulónapjára vonatkozóan kell elszámolni, de nem alkalmazhatja ezt az előírást, ha árukészleteiről sem mennyiségi, sem értékbeni nyilvántartást nem vezet.
A leltár adatait a könyvviteli nyilvántartásokkal (analitikus nyilvántartások, könyvviteli számlák) a leltárfelvételt követően össze kell vetni és meg kell állapítani az eltéréseket. Az egyeztetés eredményét jegyzőkönyvben kell rögzíteni és a megállapított hiányosságok okát ki kell vizsgálni és a különbözeteket rendezni kell. Fontos kiemelni, hogy leltárhiányról csak akkor lehet beszélni, ha a hiány oka ismeretlen!
A következőkben az értékeléssel összefüggő feladatokat tekintjük át!
