A céltartalék képzési kötelezettség az összemérés és az óvatosság számviteli alapelvekből vezethető le. Az óvatosság elve ki is emeli: „A tárgyévi eredmény meghatározása során az értékvesztés elszámolásával, a céltartalék képzésével kell figyelembe venni az előrelátható kockázatot és feltételezhető veszteséget akkor is, ha az az üzleti év mérlegének fordulónapja és a mérlegkészítés időpontja között vált ismertté. Az értékcsökkenéseket, az értékvesztéseket és a céltartalékokat el kell számolni, függetlenül attól, hogy az üzleti év eredménye nyereség vagy veszteség.” Mindez azt jelenti, hogy a céltartalék képzés illetve annak feloldása az üzleti év eredményének pontosítását szolgálja. A céltartalék elszámolásával az adott időszak adózás előtti eredményét csökkentjük és ezzel lényegében a következő üzleti év(ek) várható kötelezettségeinek, költségeinek, ráfordításainak a fedezetét teremtjük meg. Az összemérés elve pedig azzal érvényesül, hogy a kötelezettség az adott üzleti év tevékenységéhez kapcsolódik.
A céltartalék képzés összefügg a várható kötelezettségekkel illetve a jövőbeni költségekkel.
Az adózás előtti eredmény terhére céltartalékot kell képezni - a szükséges mértékben - azokra a múltbeli, illetve a folyamatban lévő ügyletekből, szerződésekből származó, harmadik felekkel szembeni fizetési kötelezettségekre, amelyek a mérlegfordulónapon valószínű vagy bizonyos, hogy fennállnak, de összegük vagy esedékességük időpontja még bizonytalan, és azokra a vállalkozó a szükséges fedezetet más módon nem biztosította. Ezekre a várhatóan felmerülő kötelezettségekre - gazdasági számítások alapján – céltartalékot kell (kötelező) képezni, melyet egyéb ráfordításként számolunk el. (A következő elszámolási időszakban a feloldást pedig egyéb bevételként könyveljük.) /A jogcímeket a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 41.§ (1) felsorolja/ A céltartalék képzés összegét a mérlegkészítés időpontjáig rendelkezésre álló információk alapján lehet számba venni.
Az adózás előtti eredmény terhére - a valós eredmény megállapítása érdekében a szükséges mértékben - céltartalék képezhető az olyan várható, jelentős és időszakonként ismétlődő jövőbeni költségekre (különösen a fenntartási, az átszervezési költségekre, a környezetvédelemmel kapcsolatos költségekre), amelyekről a mérlegfordulónapon feltételezhető vagy bizonyos, hogy a jövőben felmerülnek, de összegük vagy felmerülésük időpontja még bizonytalan és nem sorolhatók a passzív időbeli elhatárolások közé. Ez a céltartalék képzési lehetőség is az üzleti év pontosabb eredményének megállapítását szolgálja. Ilyen címen céltartalék a szokásos üzleti tevékenység rendszeres és folyamatosan felmerülő költségeire nem képezhető. A vállalkozásnak számviteli politikájában kell rögzítenie a céltartalék képzésre szabályokat.
Itt említjük meg a halasztott ráfordításként elszámolt nem realizált árfolyamveszteségre képzett céltartalék képzést is. Erre vonatkozóan is a számviteli politika keretében kell dönteni. Ha a vállalkozó él az árfolyamveszteség aktív elhatárolásával, úgy a céltartalék képzés természetesen kötelező feladat.
Fontos kiemelni, hogy a mérleg fordulónapján fennálló kötelezettségekből, illetve a várható költségekből kell kiindulni a céltartalék elszámolásánál, de az információkat akkor is figyelembe kell venni, ha azok az üzleti év fordulónapja és a mérlegkészítés időpontja között váltak ismertté.
A gyakorlati munka során gyakran felvetődik, hogy az adott gazdasági esemény hatása az időbeli elhatárolások vagy a céltartalékok között kerüljenek-e elszámolásra. Sőt előfordulhat az is, hogy éppen követelésként vagy kötelezettségként kell megjeleníteni a gazdasági eseményt. Erre még az elhatárolások témakörénél visszatérünk.
